НАГЛЯДНОЕ РЕДАКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Когда несколько людей участвуют в разработке и согласовании документа, корректировки каждого для наглядности удобно выделять с помощью режима их автовыделения, встроенного в MS Word и Writer из пакета OpenOffice.

Дополнения подчеркиваются и окрашиваются дополнительным цветом, а удаляемый текст – зачеркивается, но не исчезает.

(Прим.: по умолчанию в MS Office XP и 2003 изменения документов отображаются в виде выносок на поля документов - даже при очень небольшом их количестве происходит нагромождение выносок, наглядность изменений в документе пропадает.

Рекомендую раз и навсегда избавиться от них:

в меню СЕРВИС окна текстового редактора выбрать пункт ПАРАМЕТРЫ. На вкладке ИСПРАВЛЕНИЯ в пункте «ОТОБРАЖЕНИЕ ВЫНОСОК» выбираем пункт "НИКОГДА", затем нажимаем "ОК".)

 

Порядок установки режима выделения исправлений:

MS Office 2000

MS Office XP и 2003

Writer (OpenOffice)

– в меню СЕРВИС окна текстового редактора выбрать пункт «УСТАНОВИТЬ ЗАЩИТУ …»

– в меню СЕРВИС окна текстового редактора выбрать пункт «ЗАЩИТИТЬ ДОКУМЕНТ …»

– в меню ПРАВКА\ИЗМЕНЕНИЯ  окна текстового редактора выбрать пункт «ЗАПИСЬ»

Нажать ОК – теперь документ готов к отправке по почте, для последующего ВЫДЕЛЯЕМОГО редактирования.

(при необходимости в открывшемся окне можно ввести пароль, который будет всегда запрашиваться при снятии защиты.)

в пункте № 2 («Ограничение на редактирование») установить галку и выбрать в ниспадающем списке пункт «ЗАПИСЬ ИСПРАВЛЕНИЙ», затем закрыть окно данного режима настройки

--

 

Снятие режима:

– в меню СЕРВИС окна текстового редактора выбрать пункт «СНЯТЬ ЗАЩИТУ …»

– в меню СЕРВИС окна текстового редактора выбрать пункт «ЗАЩИТИТЬ ДОКУМЕНТ …» и снять установленную галку в пункте № 2», затем закрыть окно режима настройки

– в меню ПРАВКА\ ИЗМЕНЕНИЯ  окна текстового редактора снять отметку пункта «ЗАЩИТА»

Если вы забыли выполнить указанную процедуру и вам вернули документ с невыделенными изменениями, можно воспользоваться функцией сравнения:

откройте ваш исходный файл (до изменений), в меню СЕРВИС выберите пункт «ИСПРАВЛЕНИЯ\СРАВНИТЬ ВЕРСИИ…» (в OpenOffice – в меню ПРАВКА выбрать пункт «Сравнить документы...), далее найдите в появившемся окне навигации файловой системы файл, который вам вернули. В результате операции сравнения все корректировки будут выделены.

Надежно метод работает при относительно близком сходстве сравниваемых файлов по структуре и оформлению, поэтому лучше позаботится о заблаговременной установке защиты (см. выше).

 

©2007